“Esta videollamada pudo haber sido un email (o hilo de Slack)”​, no necesariamente

¿Quién no ha escuchado esta frase la cual se ha “actualizado” de “Esta reunión pudo haber sido un email”? Es posible que tal vez no todos, por eso quiero analizarla un poco desde diferentes puntos de vista.

Es cierto que muchas reuniones laborales no siempre son eficientes, lo que causan cansancio y aburrimiento cuando se van por la tangente y fatiga cuando suelen ser recurrentes. Supongamos el simple escenario de que un stakeholder o cliente desea revisar el avance de su proyecto, y como muchos (pero no todos) clientes no tienen muy claro a donde quieren llegar y por eso puedes decir que “el cliente no sabe lo que quiere”, pero ya escribí una vez que el cliente no es lo que piensas. Entonces en plena reunión se empiezan a definir (o redefinir) los features y los siguientes pasos. Para esto se tomaron 1 o 2 horas y después te preguntas ¿esto pudo ser un email? Hace mucho tiempo he estado presente en reuniones como las que antes he descrito y puedo decir que a veces se puede tener razón, pero otras veces no.

En tiempos de coronavirus, afortunadamente no he asistido a reuniones de ese tipo, pero parece que algunas malas prácticas no se han perdido, y es por eso que el sentimiento para muchos puede ser parecido (si no es el mismo).

¿Pero cuáles malas prácticas? Mas bien prefiero aportar con buenas prácticas que ayudarán a reemplazar esos malos hábitos de reuniones improductivas. Piensa si el tema debe ser abordado en chat, email, videollamada o reunión física basado en el nivel de importancia o prioridad, mis preferencias de medio de comunicación son las siguientes:

Chat

Es lo más informal que hay, pero siempre se puede mantener formalidad y sobre todo respeto. En este medio podemos mantener una comunicación dinámica, compartir texto copiado (o código, en el caso de los que escribimos código), multimedia o links. Podemos llegar a tomar decisiones puntuales en relativamente corto tiempo. También es posible involucrar a muchas personas a la vez sin que pierdan mucho el foco de lo que estén realizando, aunque su atención puede estar un poco dispersa.

Email

Podemos mantener una formalidad bien alta. Aquí vamos a extendernos y describir ampliamente una situación de la cual no esperamos una respuesta inmediata pero sí tal vez al día siguiente (igual podemos agregar nuestra expectativa al final transmitiendo que deseamos una respuesta pronto o que se tome todo el tiempo del mundo para pensarlo). Es posible que tengamos una respuesta larga, corta o lleguemos a definirlo en una reunión. No olvidemos hacer seguimiento del correo para lo cual servicios como Gmail nos traen buenas herramientas para el tema.

Videollamada

Puede tener el mismo impacto que una reunión presencial, pero eliminamos la huella de carbono que costaría movilizarse a otro punto de la ciudad, país o del planeta. Aquí trataremos en la menor cantidad de tiempo posible algo que podemos explicar mejor de forma oral que de forma escrita, y obtendremos respuestas inmediatas porque contaremos de toda la atención de los presentes. Hay dos cosas súper importantes en este formato y son (1) crear una agenda con anticipación donde estarán los temas que vamos a tratar y material de lectura, para que los asistentes tengan contexto y vayamos directo al grano y, (2) definir elementos de acción (A.K.A. action items) que se llevarán a cabo por diferentes actores post-reunión.

La diferencia con una reunión presencial es el elemento físico, espontaneidad, bromas y cosas similares que cada vez son más presentes en las videollamadas también. Pero en tiempos de distanciamiento social, podemos aprender a migrarlas completamente.

Las reuniones o conversaciones digitales son una pieza clave de comunicación con el equipo en cualquiera de las metodologías de trabajo que usemos para ejecutar el proyecto. Espero que con este pequeño aporte podamos hacer mejor uso del tiempo nuestro y de nuestro equipo, ya que después de todo el tiempo es dinero.

Antes de cerrar, quisiera que tengamos presente esta máxima sobre la puntualidad:

Si estás 5 minutos antes, estás a tiempo. Si estás a tiempo, estás tarde. Si estás tarde, no estás.

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Carlos Villavicencio

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